DocuManager. Sistema de gestión de información

Según el el Webster's Third Dictionary información es:

Por otra parte, un Sistema de información es "un conjunto formal de procesos que, operando sobre una colección de datos estructurada según las necesidades de la empresa, recopilan, elaboran y distribuyen la información (o parte de ella) necesaria para las operaciones de dicha empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes (decisiones) para desempeñar su actividad de acuerdo a su estrategia de negocio" (Andreu et al., 1999)

Especificaciones Generales de DocuManager

El desarrollo de DocuManager está basado en las estructuras CDS/ISIS, solución internacional que provee la UNESCO (Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura), para el manejo de bases de datos textuales.

Las ventajas que se derivan de estas estructuras son:

La instalación de DocuManager para los procesos de gestión de la información puede ser bajo cualquier plataforma: monousuaria, en redes locales ó cliente-servidor

Bajo modalidad Cliente-Servidor opera con clientes Windows y servidores Unix, Linux o Windows y utiliza el protocolo HTTP para la comunicación con las bases de datos, lo cual permite el acceso remoto a las bases de datos a efectos de ingreso de información o servicios de recuperación. Además del cliente Windows para acceso a las bases de datos, también existe un cliente Web que, instalado en el servidor, no requiere ningún tipo de configuración en los equipos de la red que van a ser utilizados en los procesos de carga de información

Su arquitectura es modular, lo cual permite seleccionar los componentes requeridos y en el momento apropiado.

Ha sido diseñado para permitir altas posibilidades de parametrización de bases de datos y productos, lo cual facilita la adecuación del sistema a los contenidos y requerimientos particulares de cada instalación y de cada base de datos gestionada por diferentes usuarios, proporcionando además un manejo ilimitado de bases de datos con estructuras, diseños y productos diferentes, como son:

… y cualquier información a la cual pueda representarse en forma de metadata

Su estructura para bases de datos documentales está basada en los formatos MARC y/o CEPAL, los cuales son estándares internacionales utilizados en todas las bibliotecas y centros de documentación del mundo, apecto éste que facilita el intercambio de información y catalogación en línea. En el el caso de las bases de datos de Archivo, nos apoyamos en la norma ISADG, la cual es un estándar internacional para el manejo de este tipo de contenidos. Además de los estándares antes mencionados, permite el manejo de estructuras de datos propietarias, no reglamentadas por alguna norma internacional, de acuerdo a las necesidades del centro.

Facilita el manejo, control y normalización de la terminología a través de tesauros o listas de autoridades en línea

Los registros pueden estar asociados a uno a más documentos digitales (imágenes, sonidos, videos y documentos a texto completo, etc) los cuales pueden luego ser visualizados en los procesos de consulta

Posee un procedimiento para cargar en una base de datos, información a texto completo, aumentando de esta forma las posibilidades de recuperación de información, al proveer facilidades de búsqueda de sobre el texto completo de los documentos

Mejora la productividad del proceso de catalogación al permitir ubicar y registrar en forma directa los registros localizados en otras fuentes de información digital. Para ello utiliza el protocolo Z39.50 el cual facilita la comunicación y captura de registros a través de Internet, al acceder a la información abierta al público a través en servidores que utilizan este protocolo para compartir sus registros (Ejemplo: Biblioteca del Congreso de EEUU).

Provee facilidades especiales para el ingreso y modificación de la información como son:

Provee mecanismos para los procesos de inventario de las colecciones mediante la impresión y lectura de códigos de barra

Los diferentes reportes definidos en la instalación pueden ser enviados Word, Excel, Outlook u otras herramientas del ambiente Windows, para facilitar la elaboración y edición de bibliografías, reportes gerenciales, estadísticas, reportes de control, inventarios, etc.

La búsqueda y recuperación sobre las bases de datos se realiza mediante la utilización de los operadores Booleanos (y-o-no). Cualquier campo de la base de datos puede ser tomado en cuenta en el proceso de recuperación y desde diferentes criterios de indización (ejm: palabras del campo, frases completas, etc).

Provee mecanismos de apoyo a la toma de decisiones, generando estadísticas que pueden ser utilizadas en la emisión de reportes de evaluación del rendimiento del proceso de ingreso de materiales, conformación de colecciones, movimiento de préstamos y cualquier otro criterio que provea al centro con elementos de seguimiento y gestión de sus actividades

Apoya los servicios de difusión del centro a través de procesos de diseminación selectiva de información que permiten elaborar alertas informativas en base al perfil de interés de cada usuario

Controla las actividades de préstamo, renovación y devolución de documentos, reserva de materiales y otros procesos, a través del mantenimiento de registros históricos de materiales prestados y elaboración de estados de cuenta

Permite el control de las publicaciones periódicas o seriadas, mediante el ingreso detallado de las existencias. Facilita la captura de las existencias de las revistas a través del código de barras presente en cada ejemplar

Proporciona ayudas en línea, para orientar al operador en cuanto al uso de las diferentes opciones que ofrece el sistema

Al ser su licenciamiento en la forma de “Licencia de uso por servidor”, permite la incorporación de varios usuarios en el proceso de registro de información, mediante la instalación de clientes (Web o Windows, dependiendo de la configuración instalada) en cada una de las estaciones de trabajo asignadas.